La lettre professionnelle!

 Par Jaafari Ahmed  (Prof)  [msg envoyés : 943le 21-06-13 à 20:11  Lu :6545 fois
     
  
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après l'étape de "la course à l'embauche" vient celle des documents qu'on doit savoir rédiger, quand on est embauché!
La lettre commerciale
Généralité
La lettre commerciale est utilisée dans d'innombrables cas allant d'une simple demande de renseignements à une étude du marché, en passant par des réclamations, des remerciements, des annulations, des confirmations, des paiements, etc.
Une lettre commerciale ou administrative se distingue d'une lettre personnelle par sa présentation et son style. Elle est tapée à la machine et rédigée dans un style formel. Le « nous » est généralement utilisé au lieu du « je » car l'expéditeur écrit au nom de la compagnie pour laquelle il travaille.
Les types de la lettre commerciale :
· La lettre d’entrer en relation : c’est le premier circuit des lettres d’une entreprise, elle porte la demande du client, c.-à-d. la documentation. Après le fournisseur répond à la demande (rappelle son offre / offre ses servies).
· La lettre de réclamation : c’est un document pour réclamer, demander ou protester concernant un produit ou un service non satisfait, sa raison est d’informer par écrit, de l’insatisfaction et de la déception de son auteur par rapport à quelque à laquelle il avait droit.
· La lettre de commande : pour demander un produit à un fournisseur, on peut passer une commande par téléphone, par E-mail…mais le plus souvent, on lui indique les produits la date et le lieu en lui adressant une lettre de commande, qui contient :
- L’adresse du destinataire,
- L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation,
- La désignation très précise des produits,
- La quantité et les conditions de paiement.
Conventions
la disposition de la lettre commerciale française répond à des normes précises, établies par l'Association Française de normalisation (AFNOR) . Elle comporte plusieurs parties :
L'en-tête
des renseignements bien déterminés de l'expéditeur : la raison sociale, la branche d'activité, la forme juridique de la société, l'adresse exacte du siège social et d’éventuelles filiales ou succursales, le numéro de téléphone, le numéro du compte chèques postal (compte courant postal , CCP, le numéro d'inscription au Registre du Commerce (R.C)
Les références
Notre (nos) référence(s) = N/réf.529/AT 15
Votre (vos) référence( s)= V/réf. MPT/br
L'objet de la lettre
Normalement cette indication est placée à gauche, au-dessus de l’appellation, et précédée du mot Objet.
Les pièces jointes
Les pièces jointes, les annexes = P.J (Ann.) : 1prospectus.
Le plus souvent, ces renseignements sont reportés au bas de la feuille.
• Le lieu et la date
Le nom du mois est toujours écrit en toutes lettres : Casablanca, le 21 juin 2013
• Le nom et l'adresse du destinataire

  Le nom et l'adresse du destinataire

Nom et titre                                                                                      Messieurs SEBTI & fils

Numéro, rue                                                                                        4, rue des fleurs

Numéro (de code) postal – lieu de destination                                 20550, Casablanca, 03

         L'appellation

Monsieur,

Madame,

Mademoiselle,

Monsieur le Directeur,

Messieurs, (lorsqu'on s'adresse à une société)

L'appellation est toujours suivie d'une virgule.

         Le corps de la lettre

Le corps de la lettre se compose de trois partie :

1. L'introduction: une phrase ou un alinéa qui introduit le sujet et réfère à une autre lettre, une offre, un entretien téléphonique etc. dans l'exemple ci-dessous...

       En réponse à votre lettre du 16 courant...

       Suite à votre offre du 3 courant...

2. L'élaboration : un ou plusieurs alinéas qui expose le sujet , le fond de la lettre.

3. La conclusion : une phrase ou un alinéa qui en général exprime un espoir ou l'expression explicite d'être à la disposition du client.

         La formule de politesse

Une salutation finale, en harmonie avec le texte, termine la lettre. Les français tiennent énormément à une formule de politesse adéquate. Elle doit correspondre aux relations existantes entre les deux partenaires.

         La signature

La signature est apposée au bas de la lettre à droite.

Le fondé de pouvoir qui signe pour son commettant ajoute au-dessus de son nom « P. Pon » (= par procuration).

Un employé non fondé de pouvoir , autorisé par son chef à signer certaines lettres peu importantes, fera précéder sa signature de « p.o . (par ordre). Il pourra aussi porter la mention « Pour » devant le nom ou le titre de son chef.

Conseils

Langage et style

         Le langage doit être :

Soigné et courtois : pas de mots familiers

Concis : pas de phrases trop longues ou trop lourdes

Logique : mots de liaison appropriés

varié : pas de répétitions

Clair: vocabulaire précis

         Remplacez des expressions comme : « c'est urgent... » par « il est urgent... », « ça » par « cela » (ou mieux , précisez plutôt que d'utiliser « cela »), « peut-être » par « il se peut que ».

         Préférez l'inversion du sujet et du verbe au « est-ce que » : « Serait-il possible... » , « Pourriez-vous me renseigner... »

         N'utilisez pas « mes gens » et évitez « On ».

         n'employez pas des mots imprécis tels que « choses » « personnes » mais précisez ce dont il s'agit.

         Des verbes tels que « faire , dire, mettre, voir, aller » peuvent être remplacés suivant le contexte par des verbes plus précis.

         Attention : quand vous employez le « nous » dans votre lettre, il faut garder le « nous » dans la formule de politesse (nous vous prions...).

         Il faut retenir que le tact et la courtoisie ont autant d'importance que les fats eux-mêmes.

Voici toute une série de conseils et d'exemples pour trouver le degré de courtoisie désiré en France.

-Commencer la lettre : Si l'on ne connaît pas la personne ou si l'on entretient des relations purement formelles : Monsieur, madame, etc.

Si on connaît déjà bien la personne : Cher monsieur, chère Madame,

Si la personne a un titre, le mentionner : Monsieur le Maire,

Monsieur le Directeur, monsieur le Député, (Cher) Maître (pour un avocat) , (cher) Docteur (pour un médecin)

Ne pas mettre le nom de famille, ni le prénom !

-Répondre à une lettre : Comme suite à vitre lettre du…nous…

Nous vous remercions de votre lettre du…

Nous avons bien reçu votre lettre du…

Votre lettre du …a retenu toute notre attention.

C’est avec beaucoup d’intérêt que nous avons/ j’ai pris connaissance de votre lettre du…

En réponde à votre courrier du…

Par votre lettre du…vous…

Je m’empresse de répondre à votre lette du…

Nous vous accusons réception de votre lettre du…

Votre lettre du…nous est bien parvenue et…

-Exprimer sa satisfaction : Nous sommes (très) heureux (heureuse) de …

C’est avec grand plaisir que…

J’ai le plaisir de…

Exprimer son regret : Nous regrettons (vivement) de…

À notre grand regret, nous…

Nous sommes dans la pénible obligation de …

Il nous est malheureusement impossible de …

Nous déplorons le fait de …

Nous sommes navré(e) de…

Exprimer sa surprise que… : Nous avons été étonnés d’apprendre, par votre lettre du…

Nous sommes surpris de…/ de ne pas…

Écrire pour s’informer : Auriez-vous l’amabilité de bien vouloir me/ nous renseigner sur…/ me/nous faire connaître le…

Je me permets de vous écrire pour vous demander quelques renseignements concernant…

Nous vous serions reconnaissants de…/ je vous serais reconnaissant € de bien vouloir nous/ m’adresser votre documentation sur…

Je désirerais avoir plus amples informations en ce qui concerne …

Je prends la liberté de m’adresser à vous pour savoir si…

Écrire pour informer : Nous informons que/ je vous informe que…

Nous tenons à / je tiens à vous faire savoir que…

Nous vous écrivons / je vous écris pour vous annoncer que…

Écrire pour confirmer et assurer : Nous vous écrivons/ je vous écris pour vous confirmer…

Nous sommes toujours disposés à / je suis toujours disposé (e) à …

Nous ferons de notre mieux pour/ je ferai de mon mieux pour…

Nous ferons tout notre possible pour / je ferai tout mon possible pour…

Je veillerai à…

Soyez assuré que nous ferons de notre mieux pour…

Écrire pour réclamer : Nous vous informons qu’a ce jour nous n’avons toujours pas reçu…

Je vous prie de bien vouloir …dans les plus brefs délais…

Veuillez nous faire parvenir au plus tôt…

Nous sommes en droit d’exiger réparation pour…

À défaut de recevoir… (Votre règlement) dans un délai de… (15 jours) nous nous verrons dans l’obligation de…

Écrire pour s’excuser : Nous vous prions/ je vous prie de bien vouloir (nous/) m’excuser de…

Je vous présente toutes mes excuses pour…

Vous voudriez bien nous/ m’excuser de…

Écrire pour remercier : Nous vous remercions/ je vous remercie beaucoup de …

Si l’on veut insister on reprend dans la formule finale de politesse : recevez encore, cher Monsieur, mes remerciements les plus chaleureux.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, ma profonde gratitude.

En vous remerciant encore, je vous prie d’agréer, monsieur (l’expression de)* mes sentiments distingués. (il vaut mieux éviter cette formule vide)

Se référer à un document Officiel : Conformément à (aux)…

Ainsi qu’il est stipulé dans le…

Me fiant à (aux)…

Joindre un document : - dans la même lettre : Veuillez trouver ci-joint/ ci-inclus…

-          Dans une autre lettre : Nous vous adressons / je vous adresse sous pli séparé…

Nous  vous adressons / je vous adresse par le même courrier…

Terminer la lettre : on fait souvent précéder la salutation finale d’une formule d’usage se rapportant au sujet de la lettre. En voici quelques exemples :

À l’avance, nous vous remercions très vivement…

En vous remerciant par avance de l’attention que vous voudriez bien porter à cette lettre…

Avec mes remerciements anticipés…

Dans l’attente de votre (prompte) réponse…

Toujours dévoués à vos ordres, nous vous présenterons…

Dans l’espoir d’une réponse favorable…

Espérant recevoir bientôt votre ordre…

En attendant le plaisir de vous lire…

Avec encore toutes mes félicitations…

En vous priant de bien vouloir prendre ma lettre / réclamation/ candidature/ offre…en considération…

On doit continuer la phrase finale par les formules de politesse suivantes. Ces phrases peuvent être également utilisées sans les introductions citées ci-dessus. Ne choisissez pas au hasard !

Attention : dans la salutation vous reprenez la formule employée dans l’appellation, (donc Monsieur, Madame, Messieurs, Monsieur le Directeur, etc.)

Attention : quand vous employez le « nous » dans votre lettre, il faut garder le « nous » dans la formule de politesse (nous vous prions …).

Assez neutre et formelle : nous vous prions d’agréer, monsieur nos salutations distinguées.

Veuillez agréer, monsieur, nos sincères/ meilleures salutations.

Formel : Nous vous prions d’agréer, monsieur l’assurance de nos sentiments dévoués.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de notre sincère dévouement.

Un peu plus amical, mais toujours formel : je vous prie d’agréer Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués / mes meilleurs sentiments.

Nous vous prions d’agréer, monsieur, l’expression de nos sentiments distingués/ nos meilleurs sentiments.

Je vous prie d’agréer, cher Monsieur, mes cordiales salutations.

Formules plus simples qui peuvent être utilisées occasionnellement : Recevez, Monsieur, nos salutations bien sincères.

Salutations distinguées.

Avec nos sentiments les meilleurs.

Sincèrement dévoués.

*Évitez « Sincèrement vôtre » qui est un anglicisme.

Attention aux faux* frères, les plus récurrents :

1-

a-      À  l’avenir, nous mettrons tout en œuvre pour pallier à ces inconvénients par une organisation plus rigoureuse.*

b-      A l’avenir, nous mettrons tout en œuvre pour pallier ces inconvénients par une organisation plus rigoureuse.

2-

 

a-      Nous sommes convenus d’un rendez-vous le 10 prochain.*

b-       - Nous avons convenu d’un rendez-vous le 10 prochain.

3-

 

 a- Nous avons eu affaire à des clients impolis et méprisants.

b-       Nous avons eu à faire à des clients impolis et méprisants.*

4-       

a-      À  la suite de notre entretien téléphonique, nous sommes heureux de vous adresser notre catalogue.*

b-       Suite à notre entretien téléphonique, nous sommes heureux de vous adresser notre catalogue.

5-       

a-      L’arrivée du nouveau Directeur Général est imminente.

b-L’arrivée du nouveau Directeur Général est éminente.*

6-       

a-      Nous vous prions d’agréer, Madame, l’expression de nos salutations distinguées.*

b-      Nous vous prions d’agréer, Madame, nos salutations distinguées.

7-       

a-      Pour un classement optimal, les dossiers doivent être épurés régulièrement.*

b-      Pour un classement optimal, les dossiers doivent être apurés régulièrement.

8-       

a-      Les analyses seront réalisées de suite dans notre laboratoire.

b-      Les analyses seront réalisées tout de suite dans notre laboratoire*.

9-       

a-      Nous avons décidé de collaborer ensemble*.

b-Nous avons décidé de collaborer.

10-   

a-      Nous avons bien reçu votre correspondance du 10 février*.

 b-Nous avons bien reçu votre lettre du 10 février.

11-

a-  Nous vous saurions gré de nous faire connaître votre décision.

b- Nous vous serions gré de nous faire connaître votre décision*.

12-   

a-      Adressez la lettre à l’attention de Madame la Directrice .

b-      Adressez la lettre à l’ intention de Madame la Directrice*.

 

 


 


  



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 Réponse N°1 31820

Merci
  Par   brahim el harfi  (Profle 22-06-13 à 10:11



beaucoup cher Ahmed, tu me manques

Cordialement





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